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Quando il datore di lavoro può controllare le email del dipendente

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Quando il datore di lavoro può controllare le email del dipendente

Al fine di tutelare il patrimonio aziendale o in caso di condotte illecite, il datore di lavoro può controllare le mail nella casella di posta elettronica aziendale del lavoratore, secondo alcuni criteri di legittimità indicati dalla legge e dal regolamento interno all’azienda.

Tra le facoltà di controllo del datore di lavoro rientra quella relativa all’indirizzo di posta elettronica aziendale e al computer dato in dotazione al dipendente.

Se è vero che l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori - che cita “Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 19 - vieta l’utilizzo di strumenti tecnologici per l’esclusiva finalità di controllo sul lavoro svolto dal dipendente, tale norma si applica esclusivamente con riferimento a dispositivi esterni all’azienda (ad esempio telecamere di sorveglianza).

Per quanto riguarda i pc aziendali, questi risultano esclusi dall’ambito di applicazione, in quanto strumenti necessari per l’adempimento della prestazione (co 2. “La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze”).

La stessa norma prevede che il datore di lavoro possa effettuare controlli sugli strumenti utilizzati dal dipendente per svolgere la propria attività, qualora tali verifiche abbiano come finalità la tutela del patrimonio aziendale, così come di fronte alla possibile commissione di un reato.(1)

Assecondando quanto indicato nello Statuto dei lavoratori, nelle Linee guida del 2007, il Garante della Privacy ha stabilito il principio di pertinenza e non eccedenza rispetto ai controlli del datore di lavoro, vietando l’esame ingiustificato dell’email aziendale assegnata ad un dipendente: inoltre, prevede la disattivazione immediata della stessa casella di posta in caso di dimissioni o licenziamento.

In quali casi il datore di lavoro può leggere le email dei dipendenti?

Il datore di lavoro può quindi controllare le email nella casella di posta aziendale del dipendente, ci sono però delle condizioni da rispettare.

In particolare, le condizioni di legittimità del controllo da parte del datore di lavoro sono:

  • l’obbligo di informare il lavoratore circa le procedure di controllo e di uso dei dispositivi (finalità e modalità, in particolare), specificando nel contratto di lavoro, nel rispettivo regolamento interno e nelle procedure aziendali, le modalità e i limiti di tali controlli; 
  • la prova che detti regolamenti e procedure siano effettivamente state conosciute dai dipendenti interessati (con ad esempio corsi di formazione);
  • effettuare il controllo delle mail solo quando strettamente necessario al fine di tutelare il patrimonio aziendale o verificare la commissione di un illecito.

È importante sottolineare che la violazione degli obblighi di fedeltà, così come la commissione di reati quali la concorrenza sleale, non determina un danno in re ipsa, bensì conseguente all’effettiva realizzazione dell’illecito: per questo, il controllo risulterà legittimo solo in presenza degli elementi costitutivi del reato ipotizzato.

Privacy e controllo della posta elettronica aziendale dei dipendenti

Come già affermato dalla giurisprudenza, l’indirizzo di posta elettronica aziendale ha carattere personale in riferimento all’esercizio delle proprie mansioni, ma non può definirsi privato al pari dell’indirizzo personale. La casella di posta elettronica aziendale, in quanto strumento di lavoro, rientra nella disponibilità di accesso anche di persone diverse dall’utente abituale: perciò, il sistema informatico dell’azienda può legittimamente accedere e verificare l’attività dei computer aziendali, in forza della security-policy adottata e resa nota a tutti i dipendenti.

Tuttavia, è opportuno sempre fare riferimento alle condizioni di legittimità sopra richiamate in modo da essere in compliance con le verifiche necessarie ed è necessario che vi sia proporzione tra finalità del controllo e invasione della privacy.

Dogma S.p.A.,  attraverso i propri professionisti supporta le Aziende ed è in grado di acquisire le informazioni contenute all’interno dei dispositivi digitali mediante tecniche forensi, hashing e catena di custodia acquisendo quegli elementi probatori in compliance con le norme dello Statuto dei Lavoratori e della Privacy e quindi sempre utilizzabili in sede giudiziaria.

AutoreDr.ssa Katia Trevisan
Ufficio Legale Dogma S.p.A.

Note:  (1) Con la sentenza n. 26682/17, la Cassazione ha confermato la legittimità del licenziamento di un dipendente a seguito dei controlli della sua email aziendale, dalla quale inviava messaggi diffamatori e offensivi nei confronti di colleghi, datore di lavoro e azienda.

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