Il tema dei controlli datoriali costituisce uno dei nodi più delicati del diritto del lavoro contemporaneo in quanto si colloca all’intersezione tra il potere organizzativo dell’imprenditore, la tutela del patrimonio aziendale e la salvaguardia dei diritti fondamentali del lavoratore, in particolare la dignità e la riservatezza.
È in questo contesto che assumono particolare rilievo i cosiddetti controlli difensivi in senso stretto, categoria elaborata dalla giurisprudenza per individuare uno spazio di legittimità per le verifiche datoriali dirette ad accertare comportamenti illeciti del dipendente. Si tratta di una materia di particolare delicatezza poiché richiede un equo bilanciamento tra i diritti dell’imprenditore alla tutela del patrimonio aziendale e i diritti del lavoratore, così come sanciti in particolare dalla legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori) e successive modifiche.
I controlli difensivi in senso stretto sono quelle forme di controllo attuate dal datore di lavoro per accertare eventuali comportamenti illeciti del lavoratore lesivi del patrimonio, dell’organizzazione, della sicurezza e dell’immagine aziendale: essi, peraltro, non possono essere finalizzati a controllare l’esatto adempimento della prestazione lavorativa.
Il fondamento principale sono dunque le esigenze difensive e repressive, non tanto di vigilanza.
In assenza di una norma specifica in merito è stata la giurisprudenza a ricavare via via una definizione dei contorni dei controlli difensivi. Va infatti rammentato che la prima formulazione dell’art.4 dello Statuto dei lavoratori sanciva un espresso divieto dell’uso di impianti audiovisivi e altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. Era tuttavia consentita l’installazione di dispositivi dai quali potesse derivare, anche indirettamente un controllo a distanza dei dipendenti, solo nei casi in cui sorgevano esigenze organizzative, produttive e di sicurezza sul lavoro e comunque previo accordo con le rappresentanze sindacali.
Il d.lgs. 151/2015 (“Jobs Act”) ha di fatto eliminato il divieto previsto dal comma 1 dell’art. 4 dello Statuto. Gli impianti audiovisivi dai quali possa derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati solo per determinate finalità: le esigenze organizzative e produttive, la sicurezza di cui abbiamo già accennato e, in aggiunta, la tutela del patrimonio aziendale. Resta peraltro fermo l’accordo con le rappresentanze sindacali.
Sul quadro normativo ha avuto un impatto anche il GDPR, in quanto qualunque forma di controllo implica un trattamento dei dati personali dei dipendenti. In qualsiasi forma avvenga il controllo comporta infatti una raccolta, una registrazione, una conservazione e una consultazione dei dati raccolti; il controllo, anche se legittimo sotto il profilo lavoristico, deve parimenti rispettare la disciplina di tutela della privacy.
Il controllo deve quindi essere improntato alla liceità, alla correttezza e alla trasparenza, circoscritto nel tempo, i dati raccolti non possono essere utilizzati per altri scopi e devono essere trattati solo i dati strettamente necessari all’accertamento dell’illecito e devono essere conservati solo per il tempo necessario.
Il lavoratore deve peraltro essere informato circa la categoria dei dati trattati, le finalità, la base giuridica, i tempi di conservazione e i diritti esercitabili.
L’intervento giurisprudenziale ha consentito di definire una distinzione tra i controlli difensivi in senso lato e i controlli difensivi in senso stretto. La differenza risiede essenzialmente nella finalità e nei presupposti. I controlli in senso lato sono finalizzati alla tutela del patrimonio e dell’organizzazione aziendale, con incidenza diretta sull’attività lavorativa, non devono necessariamente essere fondati su un sospetto individualizzato, possono avere ad oggetto anche il modo in cui viene svolta l’attività e sono spesso riferiti a una pluralità di lavoratori. Rientrano comunque nell’ambito applicativo dell’art. 4 della l.300/1970. L’esempio è offerto da un sistema di monitoraggio degli accessi informatici per evitare utilizzi impropri o accessi esterni.
I controlli difensivi in senso stretto servono invece ad accertare specifici comportamenti illeciti del lavoratore, frutto di un sospetto concreto (es. il furto), trovano il presupposto nell’esistenza di indizi specifici e circostanziati, sono mirati al controllo delle condotte di uno o più lavoratori determinati e riguardano il comportamento, non l’esatta esecuzione della prestazione lavorativa.
La corte di Cassazione ha, nel corso degli anni, fissato i requisiti per la legittimità dei controlli difensivi.
Il presupposto sostanziale è la effettiva finalità difensiva. Il controllo è quindi legittimo quando è diretto ad accertare specifici comportamenti illeciti. L’elemento decisivo è peraltro l’esistenza di un fondato sospetto, basato su circostanze oggettive. Il datore non può quindi predisporre il controllo difensivo in senso stretto nell’ipotetica eventualità che uno o più dei suoi dipendenti commettano un illecito. Il terzo principio di legittimità risiede nella proporzionalità e minimizzazione; il controllo deve essere limitato nel tempo, circoscritto ai dati pertinenti, rivolto ai soli soggetti coinvolti, non eccedente rispetto allo scopo perseguito.
L’evoluzione giurisprudenziale ha visto la Cassazione optare, inizialmente, per una valutazione dei controlli difensivi come strumento per tutelare il patrimonio aziendale rispetto a condotte fraudolente dei dipendenti, marcando una differenza tra i controlli della prestazione (disciplinati ex art.4 St. Lav.) e l’accertamento dell’illecito (sottratti all’ambito applicativo dell’art. 4).
Si trattava dunque di un’interpretazione fortemente estensiva. In una fase successiva la corte ha temperato la sua prima interpretazione, di fatto introducendo la distinzione tra controlli difensivi in senso stretto e in senso lato.
A seguito della riforma del 2015, che ha modificato la lettera dell’art. 4, il giudice delle leggi ha di fatto affievolito il concetto di un’area “libera” sottratta all’art.4, stabilendo che il punto fondamentale non risiede nell’accertare se il controllo sia o meno difensivo ma verificare come esso sia stato attuato e se sia conforme alle garanzie procedurali lavoristiche, ai principi di protezione dei dati personali (GDPR e norme sulla privacy), al bilanciamento tra interessi contrapposti.
La tendenza attuale della corte di Cassazione è proprio quella del bilanciamento tra i due interessi in gioco: da un lato la tutela del patrimonio e dell’organizzazione aziendale, dall’altro i diritti fondamentali del lavoratore (dignità e riservatezza soprattutto).
Un controllo difensivo in senso stretto è legittimo soltanto se diretto ad accertare specifici comportamenti illeciti. Non può dunque essere finalizzato alla mera verifica dell’adempimento della prestazione o se costituisce una forma di vigilanza ordinaria sull’attività lavorativa.
Uno dei limiti fondamentali è poi la sussistenza di indizi specifici di illecito, non di un mero sospetto non supportato da fatti. Sono pertanto illegittimi controlli esplorativi, verifiche generalizzate sulla totalità dei dipendenti e i monitoraggi che non abbiano alcuna giustificazione.
I controlli devono poi rispettare il principio di proporzionalità: devono pertanto essere adeguati allo scopo perseguito, limitati ai dati necessari e circoscritti nel tempo e nell’oggetto.
La dignità del lavoratore e il suo diritto alla riservatezza sono ulteriore limite alla libertà del datore di lavoro di disporre questi controlli e devono essere attentamente bilanciati con l’esigenza di tutelare il patrimonio e l’organizzazione aziendale.
Controlli difensivi esercitati senza il rispetto dei requisiti possono comportare l’inammissibilità delle prove in giudizio e nei casi di sanzione disciplinare (licenziamento) anche l’invalidità della stessa.
L’orientamento attuale porta sempre di più a considerare il bilanciamento tra i due interessi in gioco – tutela del patrimonio/organizzazione aziendale da un lato e tutela della dignità/riservatezza del lavoratore dall’altro – e a ritenere ammissibili le prove se i controlli sono mirati, proporzionati e fondati su un sospetto concreto.
L’impiego di investigatori privati nell’esercizio di controlli difensivi è ritenuto legittimo laddove è finalizzato ad accertare illeciti extracontrattuali del lavoratore o comportamenti che possano integrare violazioni disciplinari gravi.
Così come i controlli esercitati attraverso dispositivi tecnologici gli investigatori non possono essere utilizzati per controllare l’esecuzione della prestazione lavorativa.
Un’azienda può dunque ricorrere a un’agenzia investigativa per accertare comportamenti illeciti che spaziano dalle frodi all’abuso dei permessi, dal furto al sabotaggio e all’appropriazione indebita fino alla concorrenza sleale.
L’intervento dell’investigatore privato è essenziale anche in chiave consulenziale perché consente all’azienda di valutare da un lato l’opportunità di avviare un controllo difensivo e dall’altro perché garantisce che i controlli vengano svolti nel pieno rispetto delle normative vigenti, con conseguente ammissibilità delle prove in sede di giudizio.
I comportamenti illeciti e fraudolenti dei dipendenti costituiscono uno dei rischi aziendali interni che possono avere riflessi e impatti rilevanti sulla produttività, l’organizzazione e i profitti ma anche sulla reputazione. Come tutti i rischi non devono quindi essere sottovalutati o affrontati quando l’illecito si è già perfezionato.
Un’azienda che voglia minimizzare questo tipo di rischio deve essere attenta a monitorare e a intercettare per tempo i segnali deboli e le prime avvisaglie di un possibile illecito commesso da un dipendente.
Prevenire e gestire il rischio prima che diventi a tutti gli effetti un danno è quindi essenziale per un’azienda, in quanto consente di prevenire i comportamenti illeciti, di strutturare controlli conformi alle normative lavoristiche e alla disciplina sulla privacy, di ridurre il rischio di contenziosi e di inutilizzabilità delle prove e di garantire il corretto bilanciamento tra gli interessi aziendali e i diritti dei lavoratori.
I controlli difensivi sono uno strumento legittimo a disposizione del datore di lavoro e delle aziende per evitare che i comportamenti illeciti messi in atto dai dipendenti possano ledere gli interessi aziendali o per minimizzarne le conseguenze.
Questo strumento deve però essere utilizzato nel pieno rispetto delle normative poste a tutela dei diritti del lavoratore e non può costituire una scorciatoia per eseguire altre tipologie di controllo che riguardino l’adempimento della prestazione lavorativa.
La prevenzione e il ricorso a professionisti specializzati quali possono essere gli investigatori privati garantisce all’azienda una riduzione sensibile del rischio aziendale derivante dagli illeciti commessi dai propri dipendenti.
Dogma S.p.A. offre servizi di indagini aziendali e controlli difensivi per proteggere il patrimonio, i segreti commerciali e la reputazione aziendale, agendo in conformità con lo Statuto dei Lavoratori e la giurisprudenza. I servizi includono investigazioni su infedeltà del dipendente, furti, assenteismo e concorrenza sleale, spesso utilizzati a supporto di procedimenti disciplinari o legali.
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