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Indagini aziendali: cosa sono e perchè farle

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Cosa sono le Indagini Aziendali o Corporate Investigations

L'indagine aziendale è volta a risolvere questioni afferenti la propria attività aziendale. Le ragioni per condurre un'investigazione aziendale sono molteplici, la principale è che: decisioni non informate possono portare a decisioni sbagliate.

Nel 1955 nel saggio “Prediche inutili”, Luigi Einaudi, secondo presidente della Repubblica Italiana, economista e giornalista, rivolge un quesito, ancora attuale per ogni dirigente: "Come si può deliberare senza conoscere?". Alla domanda, lo statista risponde con un giudizio netto: è impossibile

La valutazione è lo strumento che consente di conoscere e quindi decidere, adottando decisioni informate e consapevoli. 

In azienda, un imprenditore, un manager, un avvocato interno o un dirigente, sono chiamati a prendere decisioni strategiche ogni giorno. Pur non potendo sapere tutto, è necessario che le informazioni siano adeguate a guidare l’attività nella giusta direzione. 

Prendere decisioni non informate, con conoscenza parziale o errata, possono portare a decisioni sbagliate con conseguenze dannose, costose e non prevedibili. 

Per minimizzare il rischio che questo possa accadere, la parola d’ordine è la conoscenza. Raccogliere informazioni e quando è necessario svolgere Corporate Investigations / Indagini Aziendali. 

Cos’è una indagine aziendale? 

Per la definizione ci avvaliamo del decreto che in Italia regolamenta l’investigazione privata, l’indagine aziendale nel D.M 269/20101 all’art. 5, lettera a.II), viene indicata come:  

"attività di indagine in ambito aziendale, richiesta dal titolare d'azienda ovvero dal legale rappresentante o da procuratori speciali a ciò delegati o da enti giuridici pubblici e privati volta a risolvere questioni afferenti la propria attività aziendale, richiesta anche per la tutela di un diritto in sede giudiziaria, che possono riguardare, tra l'altro: azioni illecite da parte del prestatore di lavoro, infedeltà professionale, tutela del patrimonio scientifico e tecnologico, tutela di marchi e brevetti, concorrenza sleale, contraffazione di prodotti."

In sintesi, è indirizzata a risolvere questioni attinenti all’attività aziendale ed a tutelare un diritto in sede giudiziaria. 

Pertanto, perché è necessario svolgere investigazioni aziendali? 

Non può esserci una risposta univoca e diretta, ci sono diverse ragioni per condurre una indagine aziendale, oppure, una raccolta d’informazioni. Per cercare di rispondere elenco alcuni scenari (anticipati anche nella menzionata definizione) nei quali una indagine potrebbe essere necessaria. 

Frodi occupazionali 

Nel rapporto “Occupational Fraud 2022: A REPORT TO THE NATIONS®” redatto dalla Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)2, è stato condotto uno studio in 133 paesi, basato su 2110 casi di frodi, da cui risulta che le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione, perdono all’anno circa il 5% dei propri profitti, con una sottrazione media per caso di $117.000 (€ 111.000). Lo stesso studio evidenzia, inoltre, che le aziende che non adottano controlli antifrode subiscono perdite due volte più consistenti rispetto a chi se ne dota. 

Le indagini aziendali nelle frodi occupazionali possono riguardare: 

  • Violazione dell’obbligo di fedeltà da parte di soci, dirigenti o collaboratori, l’indagine è tesa ad accertare comportamenti scorretti in danno del patrimonio aziendale. 

  • Violazione del patto di non concorrenza, viene svolta una raccolta di prove per documentare il mancato rispetto delle clausole presenti nell’accordo. 

  • Simulazione malattia/infortunio, verifica del rispetto dei comportamenti obbligatori. 

  • Furti, sabotaggi e danneggiamenti, indagini finalizzate all’individuazione delle modalità con cui gli atti sono compiuti, degli autori e delle motivazioni. 

  • Verifica forza vendita, sulla corretta gestione delle attività concordate, sull’utilizzo dei beni e strumenti aziendali ed al rispetto della fedeltà aziendale. 

  • Background check - curriculum vitae, per prevenire e contrastare il fenomeno delle frodi interne, può rivelarsi cruciale svolgere indagini per accertare la veridicità delle informazioni dichiarate in sede di negoziazione. 

Intelligenza strategica aziendale (ovvero, il decisore intelligente) 

La strategia aziendale viene attuata sulla base di numerosi dati, dal perseguire progetti di acquisizione o fusione (M&A3) alla ricerca e sviluppo per nuovi prodotti, in molti casi è necessario compiere scelte informate che possono essere supportate solo attraverso mezzi investigativi. Prima di investire in una nuova iniziativa, in un prodotto o servizio, svolgere una revisione operativa o una ristrutturazione aziendale, è fondamentale raccogliere le informazioni necessarie per effettuare una valutazione quantitativa, sia della fattibilità generale che del potenziale ritorno in termini d’investimenti e/o reputazione. 

L’ottenimento d’informazioni può coinvolgere diverse tecniche e strategie investigative anche estremamente specialistiche e, naturalmente, riservate. In genere è meglio coinvolgere una società di intelligence aziendale esterna, in grado di raccogliere e analizzare in modo efficiente e confidenziale i dati, anche supportando le funzioni aziendali ed i professionisti coinvolti, ma cogliendo il vantaggio e l’opportunità di avere una parte terza che “certifichi” la conoscenza necessaria, senza distogliere risorse proprie dell’impresa. 

Indagini aziendali a supporto della governance: 

  • Due diligence Investigativa comprende una revisione completa di tutti i dati disponibili al fine di scoprire eventuali rischi potenziali che potrebbero influire sul business o sull’impresa, a cui si aggiunge un’estesa, accurata e completa analisi delle informazioni da fonti aperte (Osint- Open Source INTelligence). 

  • Due diligence reputazionale è richiesta in tutti i casi in cui è necessario tutelarsi dal rischio reputazionale. Non solo quindi l’analisi dei fornitori, ma anche l’ingresso di un nuovo socio nella compagine societaria, l’avvio di una partnership con un’azienda di cui si conosce tanto, ma non tutto. O ancora, la decisione di nominare una figura apicale, dalla quale ci si vuole tutelare.  

Compliance – indagini sulla conformità 

Le normative globali e gli obblighi previsti in vari settori continuano a proliferare facendo crescere la pressione sulle organizzazioni aziendali per gestire e minimizzare i rischi di conformità

Una corretta valutazione dei rischi di conformità non può prescindere da una approfondita conoscenza delle parti in causa. Tutte le funzioni aziendali, oltre all’insieme di procedure e politiche funzionali alla gestione della conformità, dovrebbero disporre delle informazioni necessarie per garantire che le operazioni si stiano svolgendo nel rispetto dei criteri stabiliti. 

Indagini aziendali a favore della conformità: 

  • D.Lgs. 231/20015 – Brybery Act6 - Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)7, vengono svolte indagini preventive per accertare il rispetto delle procedure concordate e verificare ed eventualmente adeguare la propria organizzazione alle indicazioni delle varie direttive che l’impresa deve rispettare. 

  • Audit, indagine interna per valutare il rischio dell’azienda e attuare piani di contenimento o risoluzione della minaccia.  

Quando bisogna svolgere un'indagine aziendale? 

Immediatamente, appena viene valutata la possibilità che una indagine aziendale sia giustificata è il momento di compierla. Attendere potrebbe aggravare la situazione o compromettere la possibilità di acquisire conoscenza per prendere decisioni, ovvero, limitare la possibilità di opzioni disponibili. 

Come svolgere un'investigazione aziendale? 

La prima regola dell’investigatore aziendale è “mai dare nulla per scontato”.  

Le procedure, le strategie investigative e gli strumenti utilizzati, dovranno essere adeguati e finalizzati all’obbiettivo identificato insieme alle parti coinvolte (legali, governance, manager di funzione, ecc.). 

Affidarsi a società d’investigazioni private autorizzate, con competenze multidisciplinari e strutturate. 

L’indagine deve prevedere la partecipazione di una squadra formata da professionisti con abilità dedicate (analisti, informatici forensi, operativi, ecc.), che svolgerà una preliminare valutazione sulla fattibilità e conformità dell’indagine aziendale e condividerà strategie e risultati con il personale aziendale dedicato. 

L'indagine aziendale deve prevedere scenari, cogliere opportunità e minimizzare le criticità.  

Autore: Dimitri Russo 
Amministratore delegato e socio fondatore di Dogma S.p.A.  
Security Manager certificato UNI 10459:2017. 

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